Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Материал подготовлен по заказу юридической компании Доминиум

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте? Как выглядит образец акта об отказе дать объяснение об отсутствии на рабочем месте? Отличаются ли акты при отсутствии работника до 4 и более 4 часов?

Когда сотрудник не выходит на работу, либо по каким-то причинам покидает рабочее место и отсутствует довольно длительное время, многие работодатели не знают, как себя вести и что предпринять. Важно знать, что неправильные действия руководства могут привести не только к конфронтации работодателя и работников, но и к судебным разбирательствам.

Часто работодатели принимают поспешные решения и увольняют сотрудника по статье «Прогул» (при отсутствии более 4 часов уже есть основания). А потом оказывается, что у работника имелись веские, уважительные причины отсутствия на работе.

В судебных трудовых спорах обязанность доказывания законности увольнения полностью возложена на работодателя. Прежде всего, он обязан предоставить суду в качестве доказательства прогула сотрудника специальный документ — акт о его отсутствии на рабочем месте. Что же такое «акт»?

образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Актом в кадровом делопроизводстве называется документ, который фиксирует определенное событие, факт или действие и является законным о для составления соответствующего приказа.

Ознакомившись с настоящей статьей, Вы узнаете, как правильно оформить отсутствие сотрудника на рабочем месте и грамотно с точки зрения законодательства составить соответствующий акт.

Предусмотрено ли составление акта об отсутствии работника по ТК РФ?

На работодателя возлагается обязанность ведения учета фактически отработанного каждым сотрудником времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), следовательно, отсутствие на работе должно отражаться в табеле учета рабочего времени, а также быть документально зафиксировано.

Трудовой кодекс не содержит никаких прямых упоминаний касаемо такого понятия, как «акт об отсутствии работника на рабочем месте». Тем не менее, согласно ст. 81 ТК РФ, факт прогула без наличия уважительных причин, подтвержденный документальными доказательствами, предусматривает увольнение. Необходимость акта об отсутствии работника на работе подтверждает сложившаяся практика гражданских судов по делам об увольнениях.

Юридическое значение актирования отсутствия работника на рабочем месте

Акт является подтверждением факта отсутствия на рабочем месте. По всем правилам составленный акт может явиться основой законного проведения процедуры увольнения. На основании такого документа работодатель может наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, объявить замечание, сделать предупреждение или уволить, издав приказ об увольнении (при отсутствии сотрудника более четырех часов подряд без наличия документально подтверждаемых уважительных причин).

акт об отсутствии работника на рабочем месте по Трудовому кодексу РФ

Процедура составления акта об отсутствии работника

Составлению документа — акта об отсутствии сотрудника — часто предшествует докладная записка (об обнаружении отсутствия работника на рабочем месте), поданная свидетелями данного факта непосредственному руководителю, директору организации либо работнику, отвечающему за осуществление контроля над кадрами. Впоследствии в акте следует сделать ссылку на докладную, а лица, которые подписали докладную о прогуле и составленный на ее основании акт, могут привлекаться в качестве свидетелей к рассмотрению дела об увольнении.

Акты о неявке лучше всего составлять отдельно за каждый день отсутствия работника — день в день, в конце рабочего дня. Следует избегать оформления акта «задним» числом. Это поможет избежать неприятностей, если данный факт вскроется в случае возможного судебного разбирательства с сотрудником.

Трудовое законодательство не предусматривает единой формы акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте, поэтому составлять его можно в произвольной форме. Каждая отдельно взятая организация чаще всего разрабатывает и утверждает собственную внутрикорпоративную форму данного документа.

Акт чаще всего составляется комиссией, потому что отсутствие сотрудника на рабочем месте должно быть зафиксировано в присутствии как минимум двух свидетелей. При написании акта необходимо отталкиваться от общих принципов составления аналогичных документов — акт обязательно должен включать в себя:

  • реквизиты организации,
  • число и место составления
  • порядковый номер,
  • данные отсутствующего на работе сотрудника;
  • данные членов комиссии (должности, Ф.И.О.);
  • информацию о предпринятых для установления места нахождения отсутствующего сотрудника мерах;
  • информацию о причинах, повлекших отсутствие сотрудника на рабочем месте (если известно);
  • сведения о продолжительности отсутствия;
  • суть объяснений сотрудника (либо отметка об отказе давать объяснения);
  • подпись уполномоченного лица и свидетелей;
  • подпись работника (либо отметка об отказе от подписи, заверенная членами комиссии).

Акт об отказе дать объяснение об отсутствии на рабочем месте

В случае отказа сотрудника давать объяснения, составляется отдельный соответствующий акт. Он составляется по тем же правилам, что обозначены выше.

Если связаться с работником лично не представляется возможным, необходимо потребовать письменное объяснение, направив в его адрес работника заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения или телеграмму – также с уведомлением и с обязательным получением заверенной копии на телеграфе. Если в течение двух дней с момента получения обращения, от работника не последовало объяснений, в акте об этом факте делается пометка, и работника разрешается уволить.

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Ознакомиться со стандартными примерами (бланком) правильного оформления акта об отсутствии работника на рабочем месте и скачать образец можно по ссылке.

Если у Вас еще остались вопросы — пожалуйста, свяжитесь с нами.

Задайте вопрос юристу:
[contact-form-7 404 "Not Found"]

Сергей Панов
юрист-консультант
начать чат